O desafio da educação corporativa não está apenas na sua estruturação, no planejamento estratégico ou na definição das trilhas de aprendizagem. Existe também um lado “hard” da gestão de treinamentos que é aquele associado à operação cotidiana de fazer acontecer, de garantir que as atividades ocorram, que os participantes estejam presentes e que os resultados possam ser medidos.
Nesse contexto, um dos pontos mais críticos é registrar as presenças de forma confiável e instantânea. Em muitas organizações, boa parte dessas capacitações envolve conteúdos técnicos ou regulatórios, o que torna ainda mais importante a rastreabilidade da participação. Apesar disso, em muitas empresas, o controle de presença ainda é um processo manual de baixa confiabilidade.
Na Raízen, uma das maiores empresas de energia do Brasil, esse era um desafio real. E foi justamente a partir dessa necessidade operacional que surgiu uma transformação digital significativa. Para entender melhor essa jornada, Marcelo Lopo, profissional responsável pela tecnologia aplicada à gestão de treinamentos na época, conta como a organização saiu de um cenário de dificuldades operacionais para um modelo baseado em rastreabilidade e automação da presença em treinamentos.
Como a Raízen superou o desafio invisível da educação corporativa?
Para quem observa a educação corporativa apenas sob o ponto de vista estratégico, pode parecer que o maior desafio está em desenhar programas de desenvolvimento ou em estruturar trilhas de aprendizagem. Mas, na prática, existe uma camada operacional que muitas vezes passa despercebida: a gestão da execução dos treinamentos.
Quando se trata de treinamentos síncronos (presenciais ou on-line) o registro de quem participou é feito por meio de listas em papel e o lançamento no sistema de Gestão de Treinamentos é manual. Além de consumir tempo das equipes, esse modelo gera outro problema importante: a falta de rastreabilidade e de fidedignidade.
Foi nesse contexto que a Raízen decidiu buscar uma abordagem diferente.
De que forma a burocracia do controle de presença gerou inovação?
Segundo Marcelo Lopo, o ponto de partida da transformação foi justamente a percepção de que o processo de controle de presença era um gargalo operacional importante. “Quando você começa a olhar para a operação da educação corporativa em larga escala, percebe que registrar presença não é algo trivial. Dependendo do volume de treinamentos, isso pode virar um grande ‘perrengue’ operacional”, analisa.
O problema não estava apenas no esforço administrativo necessário para consolidar as informações, mas também na confiabilidade dos dados gerados. Em treinamentos técnicos e regulatórios, por exemplo, é fundamental saber exatamente quem participou, quando participou e em que condições. “Isso é relevante tanto para a gestão interna quanto para eventuais auditorias ou comprovações de conformidade”, adverte Lopo.
Em muitas empresas, a comprovação de que o treinamento ocorreu e que as pessoas foram treinadas é exigência dos próprios clientes, seja para assegurar a conformidade dos produtos adquiridos por estes, bem como para mitigar os riscos com responsabilidade subsidiária. Sem evidência clara de capacitação, empresas podem enfrentar questionamentos em auditorias, certificações ou fiscalizações. Em alguns casos, a consequência pode ser financeira.
Lopo relata um episódio que ilustra esse risco. “Em uma fiscalização, um colaborador foi identificado executando uma atividade para a qual não havia comprovação formal de treinamento naquele momento. Quando o Ministério Público identifica uma situação dessas, a penalidade é multiplicada pelo número de colaboradores da localidade. Isso pode gerar um impacto muito grande”, ressalta. “A ausência de um processo automatizado tornava esse controle mais difícil”, completa o especialista.
Quais resultados a automação do registro de treinamento trouxe na prática?
A ideia era simples: eliminar etapas manuais e garantir que a evidência do treinamento fosse registrada diretamente na origem, de forma instantânea. “Envolvemos outros stakeholders”, diz o especialista em TI da Raízen. “Trouxemos a área Jurídico Trabalhista e os responsáveis por Compliance e LGPD, Segurança da Informação e Saúde e Segurança no Trabalho”, relata Lopo.
A solução adotada permitiu que instrutores registrassem a presença diretamente no momento da realização do treinamento, utilizando um aplicativo conectado ao sistema de aprendizagem, o que eliminou 90% das etapas intermediárias que antes dependiam de papel, envio físico de documentos e digitação posterior.
Segundo Lopo, o tempo de consolidação do processo caiu drasticamente. “O impacto foi significativo, o que antes podia levar até 45 dias passou a acontecer em poucos dias.”
Essa redução mudou completamente a dinâmica da operação. Resultados colaterais começaram a aparecer, como em uma auditoria conduzida por um cliente para certificação de produto, quando o sistema de controle de treinamentos foi, inclusive, destacado como um ponto positivo. “Eles destacaram que o controle de treinamento tinha um nível de rastreabilidade muito alto. Era possível entender de onde vinha a informação e como ela havia sido registrada”, descreve Lopo.
Em outro caso, o registro digital da Lista de Presença de Treinamento serviu como prova em um processo trabalhista.
Quais indicadores ganham força quando o operacional se torna confiável?
Um ponto interessante da experiência da Raízen é que uma necessidade inicialmente operacional acabou trazendo ganhos estratégicos para a gestão da aprendizagem.
Com dados mais confiáveis sobre a realização dos treinamentos, tornou-se possível melhorar também o acompanhamento das iniciativas de desenvolvimento. “Quando você tem rastreabilidade da presença, você começa a ter uma visão muito mais clara do que realmente está acontecendo na educação corporativa”, explica Marcelo Lopo.
Essa visibilidade permite acompanhar indicadores importantes, como:
- adesão aos treinamentos
- cumprimento de programas obrigatórios
- histórico de participação dos colaboradores
- evolução das trilhas de aprendizagem
Em outras palavras, a confiabilidade do dado operacional passa a sustentar decisões de gestão.
De que forma a rastreabilidade eleva a maturidade da educação corporativa?
A experiência da Raízen mostra que, muitas vezes, a transformação digital na área de educação corporativa não começa apenas pela estratégia, mas também pela melhoria dos processos operacionais. Automatizar tarefas críticas, como o registro de presença, pode parecer um detalhe no início, porém, o impacto sobre a eficiência da área pode ser significativo.
Além disso, a rastreabilidade das informações se torna cada vez mais importante em um cenário em que as organizações têm sido mais demandas por apresentar evidências em processos que exigem conformidade. No final das contas, aquilo que antes era um “perrengue” operacional pode se transformar em um elemento fundamental para uma gestão mais madura e estruturada da educação corporativa.
